Theo Luật Xử lý vi phạm hành chính 2012 (sửa đổi bổ sung năm 2020), hồ sơ xử phạt vi phạm hành chính phải được lập, quản lý và lưu trữ tại cơ quan có thẩm quyền. Trong trường hợp người vi phạm bị tạm giữ giấy phép lái xe (GPLX) để bảo đảm thi hành quyết định xử phạt, việc trả lại GPLX chỉ được thực hiện khi người vi phạm đã hoàn thành nghĩa vụ nộp phạt và các nghĩa vụ liên quan theo quyết định xử phạt.
Trường hợp người vi phạm làm mất biên bản vi phạm hoặc chưa thực hiện việc nộp phạt trong thời gian dài, vẫn có thể đề nghị cơ quan chức năng có thẩm quyền tra cứu thông tin xử phạt. Người vi phạm cần liên hệ Đội hoặc Phòng Cảnh sát giao thông thuộc Công an địa phương nơi xảy ra vi phạm để tra cứu hồ sơ thông qua các thông tin nhận dạng như họ tên, số CCCD hoặc số giấy phép lái xe.
Việc lưu trữ hồ sơ xử phạt thuộc trách nhiệm của cơ quan có thẩm quyền theo quy định của Luật Xử lý vi phạm hành chính 2012 (sửa đổi bổ sung năm 2020).
Về nghĩa vụ thi hành quyết định xử phạt, khoản 1 Điều 73 Luật Xử lý vi phạm hành chính năm 2012 (sửa đổi, bổ sung năm 2020) quy định cá nhân, tổ chức bị xử phạt phải chấp hành quyết định trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày nhận quyết định, trừ trường hợp quyết định xử phạt quy định thời hạn dài hơn.
Bên cạnh đó, khoản 1 Điều 74 của luật này quy định thời hiệu thi hành quyết định xử phạt vi phạm hành chính là một năm kể từ ngày ban hành quyết định. Khi hết thời hiệu này, quyết định xử phạt không còn bị cưỡng chế thi hành theo quy định của Điều 65 Luật Xử lý vi phạm hành chính năm 2012 (sửa đổi, bổ sung năm 2020). Tuy nhiên, trên thực tế nếu người vi phạm chủ động liên hệ cơ quan chức năng, cơ quan có thẩm quyền vẫn có thể kiểm tra hồ sơ và hướng dẫn cách xử lý phù hợp theo quy định pháp luật.
Đối với việc lưu trữ hồ sơ, theo quy định tại Điều 15, Luật Lưu trữ năm 2011, hồ sơ xử phạt hành chính được lưu giữ trong thời hạn nhất định, thông thường tối thiểu khoảng 5 năm. Vì vậy, với trường hợp vi phạm đã xảy ra khoảng 6 năm, khả năng hồ sơ và giấy phép lái xe vẫn có thể còn được lưu giữ.
Do vậy, dù sự việc đã xảy ra nhiều năm, người vi phạm vẫn nên chủ động liên hệ cơ quan cảnh sát giao thông nơi đã lập biên bản để xác minh tình trạng hồ sơ. Trên cơ sở kết quả tra cứu, người dân có thể thực hiện nghĩa vụ nộp phạt (nếu hồ sơ vi phạm vẫn còn) để nhận lại giấy phép lái xe; trường hợp hồ sơ hoặc giấy phép lái xe không còn được lưu giữ thì tùy trường hợp cụ thể, bạn có thể phải thực hiện thủ tục xin cấp lại/thi lại giấy phép theo quy định của pháp luật.
Luật sư Nguyễn Thị Phương Hoa
Công ty Luật Bảo An, Hà Nội