Gỡ định kiến triển khai ERP trong ngành sản xuất

Từ rào cản chi phí, thời gian đến hiệu quả vận hành, câu chuyện của AA Corporation và Phú Tài cho thấy cách doanh nghiệp sản xuất thay đổi quan điểm về ERP.

Thông tin do ông Nguyễn Chánh Phương, Phó chủ tịch Hội Mỹ nghệ và Chế biến gỗ TP HCM (HAWA), Phó chủ tịch AA Corporation; ông Phan Quốc Hoài, Thành viên HĐQT kiêm Phó tổng giám đốc Công ty cổ phần Phú Tài chia sẻ tại tọa đàm "The Next AI ERP: Tăng tốc vận hành cho ngành sản xuất", phát sóng trên VnExpress ngày 14/10. Chương trình còn có sự tham gia của ông Đặng Trường Thạch, Phó chủ tịch điều hành kiêm Phó tổng giám đốc FPT IS, Tập đoàn FPT và ông Nguyễn Hồng Việt, Tổng giám đốc SAP Việt Nam.

Những rào cản bước đầu

Tại sự kiện, ông Chánh Phương cho biết ngành sản xuất Việt Nam chịu áp lực từ chi phí đầu vào tăng, thị trường biến động và cạnh tranh gay gắt. Ngành gỗ là một ví dụ điển hình. Sau một thập kỷ tăng trưởng, Việt Nam đã trở thành một trong những quốc gia xuất khẩu đồ gỗ hàng đầu vào Mỹ. Tuy nhiên, biến động chính sách thuế tại thị trường này, cùng chi phí nguyên liệu, nhân công tăng và cạnh tranh lao động, đặt doanh nghiệp trước nhiều thách thức.

"Bài toán không chỉ nằm ở năng lực sản xuất hay mở rộng thị trường, mà còn ở khả năng quản trị để thích ứng với sự phức tạp ngày càng tăng của thị trường, mô hình sản xuất và chuỗi cung ứng", ông Phương nhận định.

Trong khi đó, ông Phan Quốc Hoài, đại diện Phú Tài, cho rằng yêu cầu giao hàng khắt khe và hệ thống logistics phức tạp tạo áp lực lớn về tiến độ. Doanh nghiệp cần kiểm soát chi phí, bảo đảm giao hàng và xử lý các điểm nghẽn nội tại để duy trì sức cạnh tranh.

"Doanh nghiệp hiểu chuẩn hóa là yêu cầu sống còn, nhưng vẫn e ngại triển khai ERP vì lo chi phí lớn, thời gian kéo dài ảnh hưởng đến sản xuất và năng lực nhân sự không theo kịp quá trình chuyển đổi", ông Hoài cho hay.

Khoảng 10 năm trước, Phú Tài đã nhận thấy nhu cầu chuyển đổi số nhưng còn cân nhắc về chi phí, nhân lực và nguy cơ ảnh hưởng hoạt động sản xuất. Doanh nghiệp từng thử nghiệm hai dự án số hóa, song có dự án kéo dài hai đến ba năm rồi phải dừng do tốn kém nguồn lực.

Khi quy mô tăng từ vài trăm lên hàng nghìn tỷ đồng, với nhiều nhà máy và chi nhánh, cách quản lý thủ công dần bộc lộ hạn chế. Công nhân ghi chép trên giấy, nhân viên văn phòng nhập lại dữ liệu vào Excel, còn các phòng ban sử dụng phần mềm riêng lẻ. Thông tin thiếu liên thông khiến việc tổng hợp mất thời gian, gây khó khăn cho công tác điều hành.

Với AA Corporation, doanh nghiệp tiếp cận triển khai ERP từ sớm - khoảng 20 năm trước. Theo ông Nguyễn Chánh Phương, hệ thống ban đầu chủ yếu phục vụ sản xuất và tài chính. Sau khoảng 15 năm, doanh nghiệp mới nâng cấp theo hướng tích hợp, mở rộng sang quản lý dự án xây dựng và vận hành máy móc.

Đặc thù ngành xây dựng là các điều kiện và yêu cầu có thể thay đổi liên tục trong quá trình thực hiện dự án. Vì vậy, khi nâng cấp hệ thống, AA đặt ra bài toán vừa xử lý được sự phức tạp, vừa duy trì tính linh hoạt. Dự án phối hợp cùng FPT được lên kế hoạch trong sáu tháng, thực tế hoàn thành sau chín tháng và đưa vào vận hành cuối năm 2024.

Lý giải những trở ngại trên, ông Nguyễn Hồng Việt, Tổng giám đốc SAP Việt Nam cho biết các dự án ERP trước đây thường đòi hỏi đầu tư lớn về hạ tầng, nhân lực và thời gian. Doanh nghiệp có xu hướng yêu cầu đối tác thiết kế hệ thống theo quy trình sẵn có, dẫn đến nhiều lần điều chỉnh. Dự án có thể kéo dài 12-24 tháng, kéo theo chi phí và áp lực cho đội ngũ.

"Sự phát triển mô hình Cloud ERP đã mở ra cách tiếp cận mới, ông Đặng Trường Thạch khẳng định". Khoảng 10 năm trước, một dự án ERP thường mất 9-12 tháng triển khai. Hiện nay, với công nghệ và phương pháp tiếp cận mới, thời gian có thể rút xuống 4-6 tháng; một số dự án có quy trình được chuẩn hóa tốt hướng tới hoàn thành trong 12 tuần, hay với dự án tại Phú Tài chỉ trong 5 tháng.

Để chuyển đổi nhanh và hiệu quả, FPT và SAP áp dụng cách tiếp cận Fit-to-Standard - "chuẩn hóa để đi nhanh" thông qua mô hình giải pháp FPT x SAP GROW Fast. Thay vì mất thời gian thiết kế lại quy trình từ đầu, doanh nghiệp có thể tận dụng kho 800 quy trình thực hành tốt nhất (Best Practices) của SAP, kết hợp với các bộ mẫu triển khai chuẩn hóa của FPT theo từng lĩnh vực. Cách làm này giúp tăng 60% tốc độ triển khai, rút ngắn thời gian go-live xuống còn 3–5 tháng và tiết kiệm tới 50% chi phí ban đầu.

Hành trình làm chủ AI ERP để tăng tốc kinh doanh

Là một trong những đơn vị tiên phong triển khai Cloud ERP, ông Hoài cho biết Phú Tài ghi nhận thay đổi trong cách làm việc và quản lý dữ liệu. Các phòng ban có thể tra cứu thông tin nhanh hơn, giảm thời gian tổng hợp, đồng thời từng bước sử dụng dữ liệu để xác định lỗi và điểm nghẽn trong vận hành.

"Cuối cùng, chúng tôi biết những gì cần cải tiến", ông Hoài chia sẻ.

Tuy nhiên, theo ông, rào cản lớn khi quyết định số hóa không chỉ nằm ở công nghệ mà còn ở con người. Công nhân và thủ kho ban đầu chưa quen với việc quét mã vạch, nhập dữ liệu theo từng công đoạn và tuân thủ quy trình thống nhất. Một số người phản ứng khi những sai sót trước đây khó phát hiện nay có thể ảnh hưởng đến nhiều bộ phận.

Để tháo gỡ, doanh nghiệp cần xác định nguyên nhân sai sót xuất phát từ thiếu thời gian, chưa hiểu quy trình hay chưa được đào tạo đầy đủ, thay vì chỉ áp dụng kỷ luật. Lãnh đạo cũng phải trực tiếp theo sát quá trình triển khai, giúp nhân viên hiểu lợi ích của hệ thống.

Tại Phú Tài, ban lãnh đạo thường xuyên theo dõi tiến độ và sử dụng dữ liệu ERP trong điều hành. Khi quy trình được thực hiện thống nhất, thủ kho giảm áp lực kiểm đếm cuối tháng, kế toán thuận tiện hơn trong đối soát hóa đơn, còn dữ liệu sản xuất được cập nhật kịp thời, hạn chế sai lệch.

Với AA Corporation, ông Phương cho biết doanh nghiệp hiện chuyển sang giai đoạn khai thác dữ liệu từ những nền tảng đã xây dựng. Ông đánh giá các giải pháp được chuẩn hóa theo đặc thù ngành có thể giúp doanh nghiệp triển khai thuận lợi hơn, nếu đơn vị tư vấn hiểu rõ hoạt động thực tế thay vì chỉ cung cấp phần mềm.

Ông Thạch cho biết thêm, việc kế thừa các quy trình quản trị đã được chuẩn hóa giúp doanh nghiệp giảm thời gian thiết kế hệ thống từ đầu. Thay vì điều chỉnh phần mềm theo thói quen hiện hữu, doanh nghiệp đối chiếu quy trình đang vận hành với thông lệ chuẩn, xác định những điểm cần thay đổi và tập trung vào nghiệp vụ cốt lõi.

"Mô hình trên là lựa chọn đáng cân nhắc cho doanh nghiệp ưu tiên tốc độ triển khai, đồng thời vẫn cần khả năng tùy chỉnh và mở rộng hệ thống theo nhu cầu phát triển theo từng giai đoạn tăng trưởng", ông Thạch nhấn mạnh.

FPT xây dựng các bộ quy trình theo ngành, trong đó có lĩnh vực gỗ, bao phủ những hoạt động như mua hàng, bán hàng, quản lý kho và sản xuất. Theo ông Thạch, cách tiếp cận này giúp xác định rõ phạm vi, mục tiêu, thời gian và chi phí ngay từ đầu, đồng thời giảm nguy cơ kéo dài dự án.

Ông Việt cho biết thêm các giải pháp ERP hiện nay cũng thay đổi về cách tiếp cận, trong đó nền tảng đám mây của SAP giúp doanh nghiệp giảm yêu cầu tự đầu tư hạ tầng, còn quy trình chuẩn hóa hỗ trợ rút ngắn thời gian triển khai. Các giải pháp cũng được bản địa hóa để đáp ứng yêu cầu tại Việt Nam, đồng thời kế thừa thông lệ quản trị quốc tế và có khả năng mở rộng khi doanh nghiệp phát triển.

Bên cạnh đó, AI đang được đưa vào nhiều công đoạn triển khai và vận hành. Theo ông Thạch, công nghệ này có thể hỗ trợ thu thập, chuẩn hóa dữ liệu và lập trình, giúp đội dự án giảm bớt các công việc thủ công. Tuy nhiên, hiệu quả ứng dụng AI trong doanh nghiệp vẫn phụ thuộc vào dữ liệu, quy trình và yêu cầu thực tế.

"SAP hiện có hơn 800 doanh nghiệp khách hàng tại Việt Nam, phần lớn là các doanh nghiệp đầu ngành", ông Việt cho biết. Theo ông, hãng tiếp tục đưa các công nghệ và quy trình quản trị mới vào thị trường trong nước, phối hợp với đối tác triển khai để hỗ trợ doanh nghiệp áp dụng phù hợp.

Từ kinh nghiệm thực tế, ông Hoài cho rằng ERP xuất phát từ nhu cầu quản trị và doanh nghiệp cần quyết tâm đưa hệ thống vào vận hành, thay vì chỉ cân nhắc thời điểm phù hợp. "Doanh nghiệp không nên cân nhắc chuyển đổi sớm hay muộn mà hãy chuyển đổi luôn", ông nói.

Trong khi đó, ông Phương lưu ý doanh nghiệp nên bắt đầu từ những nghiệp vụ cốt lõi, thay vì kỳ vọng một giải pháp có thể xử lý mọi vấn đề ngay từ đầu. "Khi dữ liệu và quy trình được chuẩn hóa, doanh nghiệp có cơ sở 'may đo', xác định những hạng mục cần cải tiến tiếp theo", ông Phương cho hay.

(Nguồn: FPT IS)