Từ ngày 1/6, theo quy định tại Nghị định 70, khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh có doanh thu hàng năm từ một tỷ đồng phải lập hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế giao cho người mua. Việc chuyển đổi này giúp minh bạch hóa giao dịch, thuận tiện trong quản lý thuế, đồng thời đi kèm các yêu cầu và chế tài cụ thể.
Quy định về hình thức và nội dung hóa đơn
Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có đặc điểm nhận diện riêng, bao gồm mã của cơ quan thuế hoặc mã QR để người mua có thể tra cứu thông tin trực tiếp trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Đây là điểm khác biệt cơ bản so với hóa đơn giấy hoặc các loại hóa đơn điện tử thông thường.
Loại hóa đơn này không yêu cầu bắt buộc có chữ ký số, miễn là đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về định danh, kết nối dữ liệu và mã hóa từ hệ thống của cơ quan thuế. Các khoản chi phí phát sinh có sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền vẫn được chấp nhận là hợp lệ khi xác định nghĩa vụ thuế, kể cả khi dùng bản sao hoặc thông tin được tra cứu trực tuyến trên hệ thống của Tổng cục Thuế.
Nội dung hóa đơn cần thể hiện đầy đủ thông tin về người bán bao gồm tên, địa chỉ, mã số thuế; tên hàng hóa hoặc dịch vụ; số lượng, đơn giá, giá thanh toán; thông tin người mua nếu có yêu cầu; thời điểm lập hóa đơn và mã truy xuất (mã của cơ quan thuế hoặc mã QR).
Hóa đơn in từ máy tính tiền tại một siêu thị, ngày 4/6. Ảnh: Phương Dung
Các bước đăng ký, triển khai
Hộ kinh doanh lần đầu sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền cần đăng ký theo mẫu tờ khai 01/ĐKTĐ-HĐĐT. Việc đăng ký có thể thực hiện trực tiếp trên Cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế. Trong trường hợp hộ kinh doanh đã sử dụng hóa đơn điện tử theo phương thức cũ nhưng muốn chuyển đổi sang hình thức khởi tạo từ máy tính tiền, cần thực hiện thủ tục thay đổi thông tin đăng ký thông qua nhà cung cấp dịch vụ hoặc trực tiếp trên cổng thông tin của Tổng cục Thuế.
Trước khi đưa vào sử dụng, hộ kinh doanh cần trang bị máy tính tiền phù hợp và lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử đảm bảo có khả năng kết nối, truyền dữ liệu theo chuẩn định dạng kỹ thuật do Tổng cục Thuế ban hành.
Quy định xử phạt
Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, hộ kinh doanh thuộc diện bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền nhưng không thực hiện đúng sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính. Cụ thể, hành vi không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ có thể bị phạt từ 10 đến 20 triệu đồng. Việc lập hóa đơn sai thời điểm, lập sai loại hoặc không truyền dữ liệu đến cơ quan thuế có thể bị xử phạt từ 4 đến 8 triệu đồng.
Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền sau khi phát hành không được phép hủy. Nếu phát hiện sai sót, người bán phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, đồng thời ghi rõ tham chiếu đến hóa đơn gốc theo hướng dẫn tại Thông tư 78/2021 và Công văn 4717/TCT-CS.
Trong trường hợp có tình tiết giảm nhẹ, như phát hiện sai sót và kịp thời xử lý trước thời điểm cơ quan thuế công bố quyết định thanh tra, kiểm tra, và hành vi không làm thay đổi nghĩa vụ thuế, người vi phạm có thể được xem xét áp dụng hình thức cảnh cáo.
Với những hộ kinh doanh chưa đủ điều kiện kỹ thuật để triển khai, cơ quan thuế sẽ lập danh sách, gửi thông báo và tổ chức hỗ trợ chuyển đổi theo lộ trình quy định tại Nghị định 70/2025.
Lợi ích
Việc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền giúp hộ kinh doanh giảm đáng kể thủ tục hành chính, tiết kiệm thời gian kê khai thuế, hạn chế sai sót trong quá trình lập hóa đơn. Đối với cơ quan thuế, loại hóa đơn này cho phép giám sát doanh thu theo thời gian thực, qua đó nâng cao hiệu quả quản lý, tăng tính minh bạch và góp phần hạn chế tình trạng kê khai thiếu trung thực.
Hải My